Pytanie nie brzmi „czy” stracisz dane, tylko „kiedy”. Dyski się psują, laptopy giną, a ataki ransomware, które szyfrują pliki i żądają okupu, dotykają także małych firm. Dobra kopia zapasowa zamienia katastrofę w kilkugodzinny kłopot.
Zasada 3-2-1
To najprostsza i wciąż najskuteczniejsza reguła:
- 3 kopie danych: oryginał i dwie kopie zapasowe,
- 2 różne nośniki: np. dysk sieciowy (NAS) w biurze i chmura,
- 1 kopia poza firmą: na wypadek pożaru, zalania czy kradzieży sprzętu.
Coraz częściej dodaje się do niej jeszcze jeden element: kopię, której nie da się zmienić ani usunąć przez określony czas (offline lub niezmienną). Chroni ona przed ransomware, który szyfruje także podłączone dyski z kopiami.
Co trzeba backupować
- dokumenty i pliki projektów,
- pocztę e-mail i kalendarze,
- bazy programów (np. księgowych, sprzedażowych),
- stronę internetową i sklep (pliki i bazę danych),
- konfigurację serwera i ważnych urządzeń.
Częsty błąd: firma ma kopię plików z serwera, ale nie ma kopii poczty, programu sprzedażowego czy laptopów pracowników, na których leżą ważne dokumenty.
Chmura czy dysk w biurze?
Najlepiej jedno i drugie. Dysk sieciowy (NAS) w biurze pozwala szybko odtworzyć duże ilości danych, bo nie trzeba ich pobierać z internetu. Kopia w chmurze chroni przed zdarzeniami, które dotykają całe biuro: pożarem, zalaniem, kradzieżą. Wybierając chmurę, sprawdź, gdzie przechowywane są dane i czy usługa pozwala odtworzyć starsze wersje plików.
Nie zapomnij o stronie i sklepie internetowym
Kopia strony to dwa elementy: pliki i baza danych. Dobra praktyka to automatyczna kopia przynajmniej raz dziennie, przechowywana poza serwerem, na którym działa strona. Przed każdą większą aktualizacją warto zrobić dodatkową kopię ręcznie.
Jak często robić kopie
Zadaj sobie pytanie: ile dni pracy firma może stracić? Jeśli odpowiedź brzmi „najwyżej jeden”, kopia musi powstawać przynajmniej codziennie. Dla danych zmieniających się bardzo często warto robić kopie kilka razy dziennie. Najważniejsze: kopie muszą wykonywać się automatycznie, bez pamiętania o nich.
Kopia, której nikt nie sprawdził, nie istnieje
Co kwartał przeprowadź test: odtwórz kilka plików, skrzynkę pocztową albo bazę programu na innym komputerze. Dopiero wtedy wiesz, że kopia działa i ile czasu zajmuje powrót do pracy.
Bezpieczeństwo samych kopii
- szyfruj kopie, zwłaszcza te w chmurze i na dyskach przenośnych,
- ogranicz dostęp do kopii do kilku osób i chroń konta silnym hasłem z drugim składnikiem logowania,
- trzymaj kilka wersji wstecz, bo zaszyfrowane lub uszkodzone pliki możesz zauważyć dopiero po kilku dniach,
- pamiętaj o RODO: kopie z danymi osobowymi też podlegają ochronie.
Plan na awarię
Spisz na jednej kartce, kto co robi, gdy dane znikną: gdzie są kopie, jak je odtworzyć, do kogo dzwonić. W stresie taka instrukcja jest bezcenna.
Chcesz sprawdzić, czy dane w Twojej firmie są bezpieczne?
Pomożemy zaplanować i wdrożyć kopie zapasowe oraz sprawdzimy, czy da się z nich szybko odtworzyć dane. Zobacz nasze usługi informatyczne.
